재고 자동 발주 셋업 가이드

품절과 과재고는 둘 다 수익을 깎습니다. 품절은 놓친 매출이고, 과재고는 창고 비용과 폐기 손실입니다. 대부분의 소규모 매장은 이 둘 사이에서 균형을 맞추기 위해 수많은 노력을 쓰고 있습니다. 이 글은 그 노력을 시스템에게 넘기는 다섯 단계를 다룹니다.

1단계: 안전재고 수준 설정

자동 발주의 출발점은 SKU별 안전재고입니다. 공식은 단순합니다. 안전재고 = (평균 일판매량 × 리드타임 일수) + 버퍼. 판매 이력이 6개월 이상 있으면 평균을 자동으로 돌리고, 계절성 상품은 전년 같은 달 데이터를 읽습니다. 버퍼는 품절이 올 때의 피해 규모에 맞춰 조정합니다. 고가 제품이면 버퍼를 낮춰 재고 비용을 줄이고, 저가 소모품은 버퍼를 높입니다.

2단계: 공급업체 리드타임 태그

같은 상품이라도 공급업체별 리드타임이 다릅니다. 국내 제조는 2-3일, 수입은 7-14일, 일제 수입은 21일 이상 걸리기도 합니다. 이 태그를 SKU마다 붙이면 자동 계산이 정확해집니다. "월요일 주문이 수요일까지 입고"는 설명이 아닌 데이터가 되어야 합니다.

3단계: 발주 제안 흐름

안전재고에 도달한 SKU는 자동으로 발주 제안 리스트에 올라갑니다. 시스템의 제안이지 자동 발주가 아닙니다. 표준 발주량, 최소 따위 일자, 한주차 이는 판매량이 보이면서 점장이 1클릭으로 승인하도록 합니다. 자동 발주가 원래 강하지 않은 구조는 아닙니다. 점장이 데이터를 보고 결정하는 시간을 5초로 줄이는 것이 핵심입니다.

4단계: 이상 시그널 감지

자동 발주는 이상 감지 없이 작동하지 않습니다. 평소보다 두 배 빠르게 떨어지는 SKU, 재고가 갑자기 멈춘 SKU, 반품이 늘어난 SKU는 별도로 알림이 갑니다. 점장이 들여다보면 거의 매번 이유가 있습니다. 인기 인플루언서가 언급했거나, 경쟁사가 단종했거나, 품질 문제가 있는 경우입니다.

5단계: 계절·이벤트 대비 각월 재보정

명절 이전, 세일 이전에는 자동 계산을 멈추고 수동으로 발주량을 올린다는 그냥 죽은 규칙이 필요합니다. 설적·추석·블랙 프라이데이 같은 이벤트는 공식 차로 잡지 못합니다. 매월 1일 점장 대시보드에 "이번 달 이벤트와 그에 따른 권장 재고 조정"이 자동으로 올라가면 누락이 줄어듭니다.

구축 비용

일반적으로 Make.com이나 n8n으로 구축하면 월 라이센스 6-10만원입니다. POS 한계 없이 소규모 SKU 200개 수준과 결제 테이블, 공급업체 이메일을 연결하면 끝납니다. 초기 구축이 7-14일 정도 필요하고, 3개월 안에 재고 회전율이 평균 1.4배로 올라갑니다.

결론

재고는 머리속 게임이 아니라 수치 게임입니다. 안전재고, 리드타임, 판매율. 이 세 수치를 자동으로 계산해서 판단의 근거로 만드는 게 자동 발주의 실체입니다. 점장은 데이터를 보고 5초 안에 결정하는 사람이 됩니다. 수작업의 자리에서 판단의 자리로 옮겨가는 것이 핵심입니다.